Đối với các doanh nghiệp lâu năm hay startup mới bắt đầu cũng đều gặp vấn đề trong công tác quản lý kho. Vậy làm thế nào để hoạt động này trở nên hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây, và biết cách lựa chọn phương pháp quản lý kho hiệu quả.
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là hoạt động có liên quan đến việc sắp xếp, tổ chức hàng hóa, lên báo cáo số lượng hàng hóa đảm cho cho quá trình vận hành của công ty diễn ra thông suốt. Quản lý tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí lưu thông, và tận dụng tối đa cơ sở vật chất của kho một cách hợp lý.
Quản lý kho ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp
Việc lên kế hoạch quản lý bài bản, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều, cụ thể là:
- Giảm đi rất nhiều chi phí như: phí lưu kho, tiền điện, phí hao mòn, nhà xưởng,….
- Hạn chế được tỉ lệ hỏng hóc nguyên vật liệu.
- Giữ được uy tín đối với các yêu cầu đột xuất.
- Lưu trữ mặt hàng có tính mùa vụ.
- Và còn rất nhiều lợi ích nữa cho thấy tầm quan trọng của quản lý kho trong doanh nghiệp.
Quy trình quản lý kho cơ bản
Là một thủ kho, bạn nghĩ phải làm những gì? Dưới đây là quy trình cơ bản bạn phải nắm được:
Nhập hàng: Ở bước này, bạn cần phải làm thủ tục nhập hàng. Hãy ghi nhớ khi lập phiếu mua hàng bạn phải đảm bảo những quy định về phòng cháy, chữa cháy và an toàn kho. Đảm bảo hàng hóa được sắp xếp cẩn thận, đúng quy tắc, tránh làm sập đổ, ẩm mốc gây ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.
Xuất hàng: xuất kho liên quan đến các công việc như làm thủ tục giấy tờ, đảm bảo cho hàng hóa được giao đúng thời gian quy định.
Kiểm kê: Đây là bước kiểm tra hàng hóa đang ở trạng thái nào, thiếu hay tồn kho? Đã đảm bảo yêu cầu về phòng cháy chữa cháy chưa? Có được sắp xếp theo quy định và có bị hỏng, ẩm mốc về chất lượng không?
Báo cáo: Lên bản báo cáo về tình trạng hàng hóa để có giải pháp kịp thời: nhập hàng hóa bị thiếu, hoặc bán giảm giá để giải quyết hàng tồn kho…
Trên đây là quy trình quản lý cơ bản, nó sẽ biến đổi linh hoạt tùy theo đặc điểm, loại hình của từng doanh nghiệp.
>> Xem thêm: Giải pháp cho ngành vận tải – SV Telecom
Một số phương pháp quản lý kho đơn giản
1. Quản lý kho bằng kinh nghiệm
Phương pháp này dựa trên kinh nghiệm của bản thân nhà quản lý để vận hành kho. Chỉ nên áp dụng với những kho nhỏ, số lượng hàng ít và các loại mặt hàng không nhiều.
Phương pháp này mất ít thời gian ghi chép sổ sách. Tuy nhiên lại dễ nhầm lẫn, dẫn đến không có dữ liệu để đối chiếu khi có vấn đề xảy ra. Phương pháp này ít được sử dụng vì tính chính xác không cao.
2. Quản lý kho bằng sổ sách
Phương pháp này khá tiện lợi và dễ dàng cho việc lưu trữ thông tin hàng hóa xuất nhập kho.
Tuy nhiên khi phát sinh các giao dịch mới, sẽ tốn rất nhiều thời gian để cập nhật số liệu theo cách thủ công. Khả năng nhầm lẫn thông tin cũng sẽ xảy ra, số liệu sổ sách không khớp với thực tế, dẫn tới những phát sinh khó giải quyết.
3. Quản lý kho bằng phần mềm
Đây là phương pháp phổ biến và đem lại hiệu quả cao hơn. Đặc biệt với những đơn vị phân phối số lượng hàng hóa lớn. Sử dụng phần mềm giúp họ tiết kiệm thời gian nhập liệu, độ chính xác cao hơn.
Kho hàng lớn với hàng trăm mã hàng hóa sẽ khiến cho việc quản lý trên giấy tờ, excel trở nên khó khăn và mất kiểm soát. Với tình hình như vậy, đầu tư một phần mềm quản lý không những là giải pháp hoàn hảo thay thế cho excel, sổ sách. Mà còn giúp doanh nghiệp quản lý được nhiều mảng hơn như nhân sự, dự báo được doanh thu, lợi nhuận,…..